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浅论档案信息化建设的后发优势和后发劣势——赵健
     发表日期:2019-02-13   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]
 浅论档案信息化建设的后发优势和后发劣势

——以龙岩地区档案馆档案信息化建设为例

千诚彩票登录  赵健

【摘要】:

档案信息化建设是龙岩地区档案馆适应整个社会信息化现代化进程的客观要求、必经之路。档案信息化在龙岩地区档案工作来说还是属于起步阶段,对此笔者认为,龙岩地区档案馆档案信息化建设必须发挥后发优势,同时要关注和克服后发劣势,实现档案信息化的现代化进程。本文通过对龙岩地区档案馆档案信息化建设的后发优势和后发劣势实践及思考,对龙岩地区档案馆信息化建设的科学发展提出一些个人看法。

【关键词】:龙岩地区   档案馆   档案信息化  后发优势 后发劣势

档案信息化主要通过现代信息技术实现档案信息资源的开发、利用、管理和共享。龙岩地区市县档案馆作为党和国家保管档案的重要基地,是龙岩社会各界利用档案史料的中心,贮存着内容丰富具有地方特色的客家和红色档案资源。档案信息化建设是龙岩地区档案馆适应整个社会信息化现代化进程的客观要求,是提高整个龙岩地区档案馆科学服务水平的必经之路。档案信息化在龙岩地区档案工作来说还是属于起步阶段,对此笔者认为,龙岩地区档案馆档案信息化建设必须发挥后发优势,同时要关注和克服后发劣势,实现档案信息化的现代化进程。本文通过对龙岩地区档案馆档案信息化建设的后发优势和后发劣势思考及实践,对龙岩地区档案馆信息化建设的科学发展提出一些个人看法。

一、档案信息化后发优势和后发劣势的含义和实质

“后发优势”这个概念是美国经济史学家格申克龙在1962年提出,其大概意思是说,作为行业或者地区现代化进程的后来者,第一个优势是后来者在现代化进程中通过学习和借鉴先行者失败和成功的经验,取得对现代化进程可靠的认识,从而看到现代化进程良好的前景并对后来者产生激励作用;第二个优势后来者在现代化进程中可以跨越先行者经历的某些阶段,从而缩短其现代化的过程;第三个优势在现代化进程中后来者可以通过先行者得到在各个方面的支持和帮助。

 “后发劣势”这个概念是由美国经济学家沃森提出,大概意思,落后地区和行业的后来者在现代化进程中模仿先行者的先进技术比较容易,但是改革先进制度却非常困难,会损害一些既得者的利益,因此落后地区和行业的后来者倾向学习先进技术,在短期内可以在现代化进程中取得良好的进展,但是会给未来的发展留下许多隐患,甚至导致失败。

根据美国经济史学家格申克龙“后发优势”概念,联系到龙岩地区档案馆信息化建设的现状,可以通过学习和借鉴发达地区档案馆档案信息化建设的经验,充分发挥龙岩地区档案馆档案信息化建设的后发优势。比如:我国东部发达地区比较早实施档案信息化建设,但由于各种原因,部分地区出现的档案信息化建设不协调的问题。龙岩地区档案馆档案信息化建设还处于起步阶段,龙岩地区档案部门应该早期介入,利用其后发优势,在档案信息化现代化进程中努力探索一条适合龙岩地区的道路。

二、论龙岩地区档案馆档案信息化建设的后发优势            

龙岩在福建西南部,作为全国著名的中央苏区和革命老区,经济欠发达,地方财政十分困难,大部分县(市)老档案馆设施落后、库房简陋狭小、功能落后,龙岩地区的档案信息化建设严重受阻。根据后发优势理论,龙岩地区档案馆信息化建设发展过程中因 “相对后进性 ”而潜在的全部有利条件统称为广义的 “后发优势 ”,具体表现在以下几个方面。

(一)龙岩地区档案馆信息化建设具有规划的后发优势。

龙岩地区档案馆档案信息化建设是一项涉及方方面面复杂的系统工程,需要涉及的管理部门科学规划,并根据龙岩当地实际情况分阶段逐步完成。龙岩地区档案馆必须抓住龙岩地区6个县(市)建设新档案馆的机会,将数字档案馆列作为新馆建设计划的一部分,同时规划时要突出资源共享,加强档案信息人才队伍建设、新馆基础设施建设、信息资源应用系统建设。龙岩地区档案馆可以集中开展档案信息化软件建设,这样可以有效减少对档案软件建设的资金和人力投入,选购的档案信息化管理系统软件必须具备国家档案局对档案管理软件的整个功能需求,符合相关电子文件管理标准,并且能有效衔接档案机关办公,为龙岩地区数字档案电子信息的收集、资源共享和服务提供一个软件平台。龙岩地区是一个300多万人口的城市,突出资源共享,建立相对集中的信息化软件平台,对将来龙岩地区档案工作总体规划和指导会变得相对容易。

(二)龙岩地区档案馆信息化建设具有资源保障的后发优势。

所谓资源保障, 是指可投入资源保障龙岩地区档案馆信息化建设资源的优化配置, 促进龙岩地区档案信息化建设产生局部优化和整体跨越。档案信息化建设必然需要一定的物质条件,从2009年开始中央提出实施中西部地区县级综合档案馆建设项目以来,龙岩作为中央苏区争取到相关政策支持,龙岩地区有6个县级档案馆被列入了县级综合馆建设规划。目前龙岩地区武平、长汀、永定、漳平4个县(市)档案新馆已经投入使用,上杭、连城2个县档案新馆2017年马上投入实用,以龙岩地区县级新档案馆建设项目带动档案信息化基础设施建设,将数字档案馆列作为新馆建设计划的一部分,在配置县级新馆内部设施设备的时候优先规划,同步采购,配备必要的档案信息化设施设备,为龙岩地区档案馆推动档案信息化建设奠定了良好的物质基础。

(三)龙岩地区档案馆信息化建设具有技术引进与技术模仿的后发优势。

龙岩地区档案馆开展档案信息化建设由于具有后发优势,只要花费较短的时间和较小成本就能把相对可靠的的档案信息科学技术引进运用于当地档案信息化现代化进程中。这不仅节约了龙岩地区档案馆的人力和物力,也缩短了与先进档案馆的档案信息化技术差距。龙岩地区档案馆可以通过引进档案信息化先进人才和走出去寻求福建省档案局信息处技术指导,为档案信息化现代化进程提供人才支持和技术保障。此外,龙岩地区档案信息化建设已经具备良好的条件:计算机网络的大量普及促进了整个龙岩地区社会信息化现代化的进程;网络基础硬件设施设备的建设为龙岩地区档案信息化现代化进程提供的良好的硬件基础;各种信息技术的快速发展为龙岩地区档案信息化建设提供的良好技术条件。

 () 龙岩地区档案馆信息化建设具有制度学习和模仿的后发优势。

龙岩地区档案馆信息化建设中,制度方面的后发优势主要是指后发者通过学习、借鉴先行者先进制度看到制度革新的优势,并通过后发者自身对制度的革新加快信息化建设进程。一种先进建设制度的形成,必然是一个不断尝试错误并不断修正的过程,龙岩地区作为后来者就可以避免这种档案信息化建设中不断试错的过程,以相对较小的成本和较短的时间通过对先进制度的吸收、借鉴和革新,节约龙岩地区档案信息化建设的时间和资源,推动龙岩地区档案信息化建设的快速发展。

三、龙岩地区档案馆信息化建设的后发劣势

档案信息化建设由于存在后发优势,龙岩地区档案馆可以借鉴先进地区档案信息化建设的失败和成功经验基础上,根据自身发展的情况取长补短,充分利用作为后发者具有的后发优势更好更快的发展。后发优势是指龙岩地区相对落后档案信息化建设在积极意义层面上的理解,是一种存在的潜在优势,并非作为落后地区实际具有的信息化建设优势。它只是为龙岩地区加速发展档案信息化建设提供了可能,而不是必然。因此,在挖掘自身的后发优势时,还应清醒地认识到龙岩地区档案馆档案信息化建设过程中也存在着诸多后发劣势,认识和克服后发劣势是龙岩地区档案馆档案信息化建设的重要策略。龙岩地区的档案馆信息化建设后发劣势主要表现在以下几个方面 :

(一)龙岩地区档案馆体制转型缓慢形成后发劣势。

制度往往由于文化环境的影响, 容易受到一些人为因素的约束, 创新成本也就相对较大, 因而容易形成原有制度的惰性, 进而影响制度变迁行为的发生,这就是制度后发劣势。一是龙岩地区档案馆档案信息化现代化进程上,由于行政隶属不同的原因 ,档案信息化基础建设与软件、人才引进各自为政 ,难以形成规模效益 。二是龙岩地区档案馆,因为缺乏必要的信息化软件开发能力,要引进和采购档案信息化管理软件。福建省档案管理软件的使用并不具有统一的规范,造成龙岩地区县(市)档案馆各自为营,令档案在进行异地交流、备案等开展时遇到诸多不便。三是龙岩地区档案馆档案信息资源缺乏有效整合,部分档案馆在档案信息化现代化进程中缺乏全局思想,导致龙岩地区各个档案馆缺乏行业之间的沟通,难以分享彼此的档案信息资源。

(二)龙岩地区档案馆档案信息化建设思想观念落后形成的后发劣势。

龙岩地区档案馆档案信息化建设上思想观念落后成为制约档案信息化的开发和建设的重要因素。一是档案信息化建设将馆藏档案信息的存储方式从纸质形态变成非物质形态,同时龙岩地区档案馆馆藏档案信息的保密环境将逐渐开放,档案管理人员对档案信息化安全意思有待提高,观念还停留在传统档案工作方式上缺乏风险意识。二是对部分档案工作者对档案信息化现代化进程存在畏难情绪。有些档案工作人员长期从事传统纸质档案工作,一时难以接受档案信息化这个新生事物,对档案信息化新设备新技术和新的管理方式不甚了解,对档案信息化的一些负面因素存在错误看法,认为档案信息化建设必须要龙岩地区经济发达以后才有可能实现的。三是档案信息化建设缺乏理性思考:存在急于求成的思想缺乏对档案信息化建设中长期规范;由于决策失误低质量重复建设现象时有发生,浪费人力和物力;存在寻求政绩和互相攀比的心理,在档案信息化建设项目存急功近利,可能导致项目建设经费严重超预算现象。

(三)龙岩地区档案馆在档案信息化建设上技术引进的误区形成后发劣势。

龙岩地区作为后发者而言, 在档案信息化现代化进程中软硬件的配置、数字档案馆建设都需要引进外来公司的技术,这很容易形成养成依赖性。一是在龙岩地区档案馆档案信息化现代化进程中, 引进外面的一些技术或装备, 如电脑软硬件和档案信息管理系统软件等, 如果不考虑龙岩地区的技术吸收能力与软件需求程度, 则可能导致对引进技术依赖和资源浪费。二是龙岩地区档案馆档案信息化自身技术层面薄弱,需要学习和借鉴引进技术和设备,但是龙岩地区档案馆自身信息化技术人才缺乏,对引进的先进技术和设备存在磨合的阶段,可能因自身缺陷投入巨大却没有享受到档案信息化所带来的便捷。

四、发挥后发优势并克服后发劣势以实现龙岩地区档案馆档案信息化建设大飞跃

在档案信息化现代化进程中,后发者都存在优势与劣势的两面性。如何抓住战略机遇期,尽量发挥自身后发优势,有效避免后发劣势存在的负面作用,是作为后发者的龙岩地区档案馆档案信息化建设所面临的一个重大历史课题。

(一)努力实现档案管理体制创新。

龙岩地区档案馆将通过档案管理体系创新推进档案信息化建设工作的有序进展。首先,要树立档案信息化共享服务理念,通过互联网开展档案公开信息资源利用服务,使民众能通过互联网实现档案公开信息资源的共享。其次,在龙岩地区档案馆完善局域网络的建设,推动数字档案馆的建立,通过数字档案馆这个平台,将龙岩地区机关、企业管理的信息档案资源作为档案馆信息资源库的重要组成部分。再次,龙岩地区档案馆将对档案信息接收模式进行革新,通过数字档案馆这个平台,逐步实现自动上传电子信息文件,档案馆在第一时间收集相关单位的电子信息文件,并将这些档案数据汇总在龙岩地区档案馆数字信息化管理的存储服务器上,进行相关备份工作。

(二)注重观念革新,提高档案信息化建设工作能力。

根据后发理论龙岩地区档案馆作为后发者,可以通过引进先进技术和科学管理理念并加以改造创新来实现档案信息化现代化进程跨越发展。面对龙岩地区档案馆档案信息化现代化建设的浪潮,档案工作者只有不断学习和完善自身的业务技能和思想意识,通过在档案信息化建设过程中不断的接触和实践,提高自身对档案信息化观念的改进。龙岩地区档案馆在档案信息化建设中工作者自身技术层面薄弱,需要引进先进技术和学习、借鉴科学的管理理念,对引进的先进技术设备操作和管理理念存在磨合的阶段,需要档案馆工作人员经过不断学习和借鉴。

(三)制定规划措施,开展档案信息安全保障工作。

一是龙岩地区市县档案馆按照国家档案局档案信息化安全管理要求,结合本地档案行业实际情况对档案信息管理系统进行安全检查和行业测评。在档案信息化加工过程中,加强对档案中介服务公司整理场所的管理和监控,确保档案信息化过程中档案信息安全。二是龙岩地区档案馆将档案信息安全保护列入新馆建设和数字档案馆建设的重要内容,建全档案信息数据备份工作机制,确保档案馆信息数据安全。三是龙岩地区档案馆加强与有关的交流沟通,在档案信息安全做好定级备案、等级测评、监督检查等工作事项。

(四)以新馆建设项目带动档案信息化建设。

档案信息化现代化进程是需要当地资金和人才支持,是一项涉及多方面的复杂系统工程。龙岩地区大部分县作为中央苏区县争取到中央相关政策支持,有6个县级档案馆被列入了县级新馆建设规划。以龙岩地区县级新档案馆建设项目带动档案信息化基础设施建设,将数字档案馆列作为新馆建设计划的一部分,在配置县级新馆内部设施设备的时候优先规划,同步采购,配备必要的档案信息化设施设备,为龙岩地区档案馆推动档案信息化建设奠定了良好的物质基础。龙岩地区县(市)档案馆的投入使用将改变龙岩地区档案工作的 面貌,为的支持新馆能正常运营,地方政府也在财政预算给予保障,为开展档案信息化工作奠定了良好的基础。

(五)建设数字档案馆为推动龙岩地区档案信息化建设奠定基础。

龙岩地区档案进行数学档案馆建设是根据国家档案局《全国档案信息化建设纲要》和《数字档案馆建设指南》的要求,以及在新的档案管理的社会和网络环境下加强对现有的馆藏档案的管理及档案日常利用对数字档案信息的迫切需求,以满足新时期对数字档案的管理建设要求。龙岩地区建设数字档案馆要依据福建省档案局2010年制发《福建省新馆“数字档案馆”建设规划方案》,根据这个方案规划龙岩地区数字档案馆要具备“收、管、存、用”四大基本功能,数字档案馆基本建设内容是电子档案信息接收中心、存储中心、利用中心。龙岩地区数字档案馆推动将紧紧依靠新馆建设,主要建设内容是数字档案室管理系统,实现对龙岩地区机关单位档案信息电子文件在线接收,对馆藏档案的综合管理和对外提供各种方式的利用。

 

参考文献:               

1.陈龙华.我国西部地区信息资源建设定量分析.中国图书馆学报,2003;9)。

2.郭斌.《后发优势与后发劣势的转换》,载《自然辩证法通讯》,1996; (6)

3.徐仁杏.国外电子信息资源开发利用的可借鉴性.呼兰师专学报,2000;11)。

4.邓曦东.论西部大开发的后发优势.湖北社会科学,2004; (6)

  
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