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闽西地区基层档案信息化建设的思考与对策——郭敏
     发表日期:2019-02-13   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]
 闽西地区基层档案信息化建设的思考与对策

 

千诚彩票登录郭敏

 

摘要:随着经济与技术的发展,档案信息化管理成为档案管理的新形势,在一定程度上为档案管理提供了便利,是新时代对档案管理提出的新要求。基层档案作为我国档案系列中的“基石”,奠定了整体档案信息化建设的基础。基层档案如何适应新时代的要求,做好档案信息化建设,推动档案信息化建设的整体前进,是需要认真研究的问题。现就谈一谈本人所在闽西地区基层档案信息化建设的思考与对策。

关键词:闽西地区  基层档案  信息化建设

一、基层档案信息化建设必要性

(一)顺应时代发展的需要。

档案信息化建设是指将档案信息进行信息化处理,即是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等高科技技术手段,将纸质文件、声像文件等传统资料介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息化建设是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务的。21世纪是知识经济社会,信息资源已成为社会的一种重要资源,网络化、数字化建设则将成为评价一个地区信息基础水平的重要标志之一。2016年底国家档案局局长李明华在京召开的全国档案局长馆长会议上介绍,为适应大数据时代的要求,我国档案信息化建设全面提速,下一步将着力提升档案信息化应用层次,2017年全国档案系统将加快推进“互联网+政务服务”工作,建设面向社会公众的政务服务平台,在2017年年底前通过互联网公布国家档案局政务服务目录。2016年底龙岩市列入中央“十二五”支持项目的6个县级综合档案馆已基本建成,其中永定、武平、长汀、漳平等4个新馆已搬迁投入使用,上杭、连城2个新馆已进入装修扫尾阶段,2017年完成搬迁。新馆的建成为建设数字档案馆提供了良好的机遇,各地区综合档案馆建立数字档案馆势在必行,建好数字档案馆后可以实现对本地区各单位OA系统或其他业务系统归档数据在线归档接口,实现将办理完毕的电子目录和元数据归档到本系统《虚拟档案室》中,通过虚拟档案室的功能对各自单位的档案进行综合的管理。基层档案室通过数字档案馆,可以通过该系统实现对自己本单位电子档案的收集、整理、管理、利用等的全过程管理。该系统基于电子文件元数据管理标准,支持目录级、原文级和元数据级管理,支持传统和简化整理方式,提高档案标准化、规范化水平。目前,闽西地区只有龙岩市依托协同办公系统建立了数字档案馆及虚拟档案室,其他县市档案馆还未建立起数字档案馆。

(二)有利于基层档案信息资源的开发利用服务。

档案信息化建设的一个重要内容就是档案数字化,档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。将纸质档案进行数字化扫描后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,既可以适应当前储存量越来越大的档案信息发展需求,又方便查找利用,打印输出纸质材料即可,更好的保护原始档案,减少因调阅带来的磨损度,满足了当下无纸化查阅、实现档案信息资源共享的需求。

(三)提高基层档案管理水平。

基层单位档案是基层工作活动的真实记录,是不可再生的宝贵财富,具有丰富的内容,特别是民生档案直接关系着基层民众的利益。基层档案数字化建设,数字化档案的产生,使基层档案载体形式向着多元化发展,有效改进现有的管理模式。总体来说,基层档案管理水平较低,保管条件较差,原始档案有的甚至面临着虫蛀或者霉变的可能,对后世造成不可估量的后果。在数字化环境下,将进一步改变馆藏档案结构,节省储存空间,馆藏档案信息量将得以增长。档案数字化后有利于进一步延长原始档案的寿命,降低档案原件丢失与损坏的风险,数字档案与原件档案形成备份,保护了档案的缺失。第二,加强档案信息化建设可以加强档案行政部门对基层档案室档案管理的监管。通过数字档案馆机制,接收各基层档案室电子文件及目录的在线归档移交,督促基层档案室及时将本单位档案归档整理,避免时间太久、人员更换而造成档案的遗失。

二、基层档案信息化建设重点

(一)档案数字化工作。

档案数字化是建设数字档案的基础和前期工作,随着经济和技术的发展,我国的档案管理已经逐渐由纸质时代向数字化时代迈进。档案数字化的主要内容有:一是档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库。二是载体档案的数字化,如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库。三是档案专题信息的采集与建库。档案数字化是一个庞大的系统工程,要做好这项工程,必须做好以下几个方面:

1.分批推进,循序渐进。档案数字化是一项周期长、任务量大、操作复杂的系统工程,要马上将馆藏档案全部实现数字化是不大实际的事,在实际中,我们更多是分批推进,这就需要对单位所有的档案进行鉴定,按照重要性、利用率高等原则,统筹规划,分步实施。

2.统一规范,保证质量。加强对数字化工作的质量安全管理。档案信息化工作的核心是形成质量高、效果好、安全稳定的数字档案信息,要实现档案原件与经过数字化加工后的档案信息完全相符合,必须抓好纸质档案数字化加工的质量管理。在档案管理人员进行纸质档案数字化处理时,应该建立严格的管理制度与数字化质量规范,以确保加工环节的规范化与数字化的质量。二是要严格监督校验工作。监督校验工作是把好质量关的重要一环,需要档案专业知识丰富的人员进行校验,对不符合要求的数字化档案及时纠正,防止出现档号命名不正确、扫出来页面不清楚不美观等问题。

3.加强安全管理。一是选择安全的档案数字化加工场所。档案数字化需要搬运大量的实体档案,考虑到实体档案的安全,加工场所应安排在本单位内,且离实体档案保管位置近的地方,减少实体档案的运行时间和运输距离。在加工过程中严格人员的出入,并且安装高强度的安防和保密措施,记录下每一个数字化操作员的操作过程。同时数字化加工场所配备消防、防盗报警系统等,防止各类档案安全事故的发生。二是做好数据库的维护及备份工作。数据库储存的是档案数字化的成果,要及时做好数据的维护工作,防止数据信息丢失、破坏、被盗、更改等的风险,设定密码和维护人员权限,防止非法下载等不安全因素。并且每隔一段时间做好数据备份工作,确保数字化成果的安全。三是做好人员的安全教育工作。切实增强工作人员的责任意识、安全意识和保密意识,进行专业的知识培训,认识到这份工作重要性,特别是对未开放档案和涉密档案资料,要做好保密教育工作,加强日常和检查力度。

(二)信息资源共享模式的选择。

目前档案信息共享资源有以下模式:一是网络共享模式,主要通过重新购置各种设施设备搞网络共享,利用现有档案门户网站开展共享,借助其他专用网络平台开展共享。二是“输送”共享模式。这种模式具有针对性、实用性强等特点,其主要方式是将各种档案专题汇编、数据目录、全文信息制成数据光盘、书册等直接送到查档人身边。网络共享模式存在着投入成本大、技术手段缺乏、功能单一等不足,如采取档案门户网站开展共享的方式,往往存在着档案部门门户网站认知度低、功能单一等弊端,而输送模式存在着技术落实、局限性大、覆盖面窄、持续性不强等问题。要做好信息资源共享,就要选择好共享模式,最好能有统一性,让公众形成统一认知,上什么网站就能查到档案,并做好经营工作,形成用户使用习惯,使得数字化成果得以推广。

三、基层档案信息化建设存在问题及其对策

一是观念转变。传统的档案管理模式,在绝大多数档案人心中已经形成了根深蒂固的一种习惯。尤其在基层档案部门,面对相对有限的档案“库藏”、相对固定的服务对象,传统的管理模式仍然管用、好用,日常工作也“熟门熟路”,似乎没有必要“弃熟从生”自找“不适”,从而在思想观念上对“数字化”的推行既不热心也不热情。尤其档案信息化建设是一项费时费力的工作,一些老档案员认识不到后续发展,认为现有已能满足需要,不需要进行数字化,本能地产生“抵触情绪”,因而导致创建积极性不高,行动迟缓。

二是经费紧张。档案数字化是一项需要耗费财力的工作。基层档案工作是完全靠基层单位自费供养的,相对于单位的各项职能和工作分工,基层档案往往处于“从属”和次要的地位。在经费分配上,基层单位总是把有限的财力资源首先使用于更重要的方向,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案信息化建设工作起步艰难。就闽西地区各县市情况来说,基层单位愿意在档案数字化上花费的很少,仅有不动产登记中心、法院、烟草局,纪委等少数单位愿意花费档案数字化费用。

三是缺乏人才。人才队伍的建设是档案数字化建设快速高效、协调持续发展的关键。各种技术以及软件硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。可长期以来,档案工作部门属于弱势部门,在人员配备上往往存在“一少二弱三不稳”的状况,有些基层单位甚至没有配备专门档案员。而档案信息化建设又对人才提出了新要求,既要有一定档案知识,也要有相关计算机知识,没有这些人才作为基础,数字化建设要从规划变为现实只能是一种美好的愿望。如闽西地区各乡镇档案员大部分都是党政办人员兼职,专职的很少,而党政办工作又比较繁琐,人才队伍匮乏。

四是档案信息化安全问题。档案信息化在发展有着其鲜明的特征,主要体现在档案信息的采集内容以电子化的形式存在,在档案信息的存储方面也从纸质向电子方向转变,在信息传输过程中也是以电子形式传输。数字化档案具有易更改、易复制等特点,有赖于数字化设备而存在,因此如何完好保存数字化档案,保障档案信息的安全非常重要。

五是档案服务机构缺乏。档案服务机构是市场竞争环境下的产物,档案服务机构的档案服务质量应当符合国家有关档案业务规范和技术标准要求,而要开展档案数字化服务,对于档案服务机构要求更高,需要配备具有计算机和档案专业知识、技能的服务人员,且需要有保密资质。目前就闽西地区来说符合档案数字化服务的档案服务机构仅有一两家,对于需要购买服务的一些单位来说局限性大,而自身又缺乏相应的技术和设备,这就在一定程度上滞后了档案信息化进程。

综上所述,在基层档案信息化建设上,我们还应当做到:首先,加大档案信息化建设重要性的宣传,赢得领导支持。力争把数字化档案建设纳入数字化社会建设的范畴,争取各级在政策规定和各基层单位领导的重视及支持。政策有规定,领导重视了,帮助落实资金和人员问题,基层档案信息化工作也就启动了。其次,发挥档案行政管理部门作用。档案数字化建设的是一个需要档案专业知识和计算机知识的工程,需要加强对档案人员知识的更新和调整。档案行政管理部门是档案信息化建设的先行者,具有一定的经验,应充分发挥先导作用,对基层档案工作者多指导,开展适当培训,胜任基层档案工作者适应新时期工作的需求。再次,鼓励一些符合国家相关资质的档案服务公司的进驻或创办,并加强对他们的监管,促进档案信息化建设的进程。

 

参考文献:

1.       黄清泉.陈若波.泉州市农村档案信息资源共享项目建设概况及优势分析.2011

2.       陈光谊.浅谈档案数字化建设中应遵循的几个原则.四川档案.2009;(3)

3.       王秀玲.纸质档案数字化工作探析.黑龙江史志.2015;(10)

4.       齐二美.浅谈档案数字化的质量及安全保密控制.办公室业务.2016;(7)

5.       李琦.对档案信息化安全控制工作的几点思考.黑龙江档案.2013;(2)

  
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