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浅谈档案中介服务公司如何在档案 信息化路上突围——赵健 赖建杭
     发表日期:2019-02-19   [ 字体显示:     ]    [收藏]   [打印]   [关闭]
 浅谈档案中介服务公司如何在档案信息化路上突围

——以西地档案息化设外服务

 上杭县档案赖建杭

 

档案信息化主要通过现代信息技术实现档案信息资源的开发、利用、管理 和共享。档案信息化建设是闽西地区档案部门适应整个社会信息化现代化进程 的客观要求,是提高整个闽西地区档案科学服务水平的必经之路。然而,由于 档案信息化建设是个复杂的系统工程涉及面广、工作量大,而闽西地区档案部 门工作人少、事多,档案信息化建设工作由档案中介服务公司参与也是客观要 求。本文主要针对闽西地区档案信息化建设中档案外包服务的这个难题,分析 闽西地区档案中介服务公司从事档案信息化外包工作的现状提出从法律层面、

政策层面、档案行政管理部门层面引导档案中介服务公司做好档案信息化外包 服务工作。

一、档案中介服务公司的内涵和闽西地区档案中介公司的生存状况
档案中介服务公司是指公民、法人或者其他组织依法设立的从事档案用品

加工,档案装具、档案专用设备出售,档案整理、保管、修裱、缩微、鉴定、 评估、咨询以及档案数字化等服务公司。档案中介服务公司具有相对独立的法 律地位,是自负盈亏独立核算的社会组织,提供相应档案业务服务,是其获得 生存的基本技能。

闽西地区许多机关单位和中小型企业都没有配备专门的档案工作人员 些企事业单位专门配置档案管理人员也存在业务不精通,难已胜任自身单位企 业档案信息化建设的这项艰巨任务。档案中介服务公司的应运而生,让闽西地 区企事业单位让不堪重负档案工作人员从繁琐的日常事务中脱身出来,有其合 理的一面但是在闽西地区档案市场竞争中存在着不少问题档案中介服务 公司低价无序竞争;由于公司管理不规范,整理出来的档案质量参差不齐;本地区档案行政管理部门也存在监管不利的问题。目前,闽西地区有龙岩兰天城 建档案服务部、龙岩经纬测绘有限公司、福建麒丰档案管理有限公司、上杭鑫 通文化有限发展公司10家档案中介服务公司还有福建省的博通档案公司和 福建东方飞扬等外地档案中介服务公司也参与闽西地区档案信息化外包的市场 竞争。

二、闽西地区档案中介服务公司进行档案信息化存在的问题
随着闽西地区社会经济的推动闽西档案中介服务公司而不断成长,随着近

几年闽西地区掀起档案信息化建设的浪潮,档案信息载体不再局限于实物与纸 质形式,出现了档案电子文件、档案音像材料等新形式档案载体,对档案中介 服务公司发展提出了更高的要求中央办公厅和国家档案2014年联合制《关 于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出:鼓励社会力量参与档案事务, 推广政府购买服务。然而,闽西地区大多数档案中介服务公司由于先天不足, 举步维艰,很难提供优质档案信息化服务。

(一)闽西地区档案中介服务公司大部分没有档案信息化加工许可证,档 案部门难以监管

福建档案2011年制《福建省档案数字化工作安全保密管理规定闽档 201165号第七条规定承担档案数字化工作的档案中介服务公司应当持有保 密局授予的“国家秘密载体印制资质”,同时必须在县级以上档案行政管理单 位备案。

依照《公司法》等一些法律条令及相关的工商管理章程,档案中介服务公 司只要有相应的经营场地、通过工商登记核准就可以营业。目前,一些闽西地 区档案中介服务公司往往聘请一些退休退职的档案工作人员担任业务指导,利 用其影响游离于档案行政管理部门监管。在实际市场竞争中,档案中介服务公 司没有保密局授予的“国家秘密载体印制资质”许可证,往往通过改立名称如 “档案信息服务中心”、“档案信息代管中心”、“档案信息加工中心”等方 式逃避当地档案行政部门的监管。档案中介服务公司种种逃避监管的行为导致 当地档案行政管理部门的监管相对滞后性,往往是在档案中介服务公司档案信 息化加工外包发生纠纷需要档案行政部门上门调解、处罚的时候,才知道这些 档案中介服务公司私下偷偷从事档案信息化加工行为。当地档案行政管理部门 难以遏制这些没有档案信息化加工资质的档案中介服务公司私下从事档案信息 化加工这种行为,造成后期档案行政管理部门监管无力。

(二)闽西地区档案中介服务公司档案信息化服务能力存在缺陷
一是闽西地区档案中介服务公司规模较小,公司之间缺乏合作,难以形成本行业集中发展的态势,公司档案信息化业务水平不太高,对于客户需求的多 样化的难以满足,导致闽西地区档案中介服务公司未能做大做强。

二是闽西地区档案中介服务公司信息化加工设备短缺,档案管理标准相对 落后,档案信息化加工管理手段单一,缺乏相应的科学的管理制度,对从事档 案信息化加工的员工也难以严格管理,存在档案信息化加工质量不高、档案信 息可能存在泄密现象。

三是闽西地区档案中介服务公司档案信息化加工外包中安全意识欠缺,对 档案信息化加工场地、设备、人员、制度的标准未能严格遵守国家规定的档案 中介服务公司从事档案信息化的规章制度。档案中介服务公司大多没有专门的 档案信息化加工保密设备,扫描的档案信息存在可能被档案中介服务公司从业 人员泄密。

(三)闽西地区档案中介服务公司的从业人员对档案信息化加工服务能力

不足

一是闽西地区档案中介服务公司档案大多规模很少小,一320个人, 从业人员大多没有档案从业资格证,缺乏对从事档案信息化加工的经验,员工的稳定性较差难以保障其信息化加工的技能的提升。

二是闽西地区档案中介服务公司所雇用的职工大多是从劳务市场上招聘而来或者是企业老板的亲戚,缺乏专业的档案信息化加工服务技能,也没有渠 道进行系统的档案信息化加工岗前培训对自身从事的工作也缺乏相应的认识, 责任感也存在欠缺的可能,难以高质量的参与档案信息化加工服务中。

三是闽西地区档案中介服务公司往往聘请一些退休退职的档案工作人员担 任业务主管,这些人长期从事传统的纸质档案整理服务工作,观念相对落后, 对档案信息化加工的新技术和新标准无所适从,难以做好档案信息化加工服务 业务。

(四)闽西地区外来的档案中介服务公司存在盲目扩张信息化服务质量不 高的现象

随着近几年闽西地区掀起档案信息化建设的浪潮特别是闽西地区(市) 数字档案馆建设档案中介服务公司的档案信息化加工业务有着更广阔的市场, 外来的档案中介服务公司也参与本地档案中介公司的竞争中,加剧的当地档案

信息化加工外包市场的竞争。
一是政府部门档案信息化加工外包业务一般通过招投标方式,采用最低价

中标。闽西当地档案中介服务公司为了排挤外来的企业采用低于市场正常的价格报价,中标后档案中介服务公司为获得利润在档案信息化加工整理中偷工减料。

二是外来的档案中介服务公司有过硬的信息技术背景,持有保密局授予的 “国家秘密载体印制资质”许可证,因档案信息化加工市场的繁荣,加速的这 些企业的扩张,进而导致核心业务能力下降,在当地中标后临时去当地劳务市 场招聘工作人员,导致这些企业档案信息化加工水平“名不符其实”。

三、对闽西地区档案中介服务公司发展档案信息化业务的建议
随着近几年闽西地区掀起档案信息化建设的浪潮特别是闽西地区(市)

数字档案馆的建设档案中介服务公司的档案信息化加工业务有着更广的市场, 它们之间的竞争也是趋于白热化。针对档案中介服务公司在闽西地区档案信息 化建设中遇到的机遇与挑战,笔者提出几点浅见。

(一)闽西地区档案中介服务公司严格遵守相关法律法规,规范档案信息化外包市场

闽西地区档案中介服务公司应当依法通过当地市场监督管理等部门批准 注册严格遵《国家档案局办公室关于印〈档案数字化外包安全管理规范〉

的通知》、《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》等法律法规和有关规定,贯彻执行档案信息化加工相关质量标准,自觉接受闽西档案档案行政管理 部门的监督和指导。

闽西地区档案行政管理部门必须加强对档案中介服务公司档案信息化加 工的业务监督和指导,档案中介服务公司如不依照相关档案发令违法进行档案 信息化加工依法予以处罚。在闽西地区档案信息化加工外包中档案中介服务公 司必须健全规章制度完善自身的业务水平公司之间通过合作产生规模效益,

争取拿到保密局授予的“国家秘密载体印制资质”许可证,切实保障档案信息 化加工中实体档案和信息档案安全,提高档案信息化加工质量。

(二)闽西地区档案中介服务公司优化自身运营,提高档案信息化服务水

一是闽西地区档案中介服务公司应该走规模化发展之路档案中介服务公 司面对市场竞争优胜劣汰合并重组尽快建立一支闽西当地具有竞争力的、

实力雄厚的档案中介服务公司队,争取拿到保密局授予的“国家秘密载体印制 资质”许可证,丰富档案信息化加工业务能力,建立相对科学的管理制度,提 高档案信息化加工服务质量。

   二是档案中介服务公司必须提高员工业务素质稳定业务骨干队伍加强 与档案行政管理部门业务联系,每年选派业务骨干参加档案培训学习,同时加 强对档案信息化的新技术和新标准的认识,丰富档案信息化加工渠道,建立相对科学的管理制度,加强对员工的管理,排除档案信息化加工外包中涉密的可能。

   三是规范各档案中介服务公司业务竞争打破闽西各档案中介服务公司划 地为政,低价恶意抢业务的不良竞争,维护闽西地区正常的档案信息化加工市 场秩序。

       (三)优化档案信息化外包服务模式——合作模式

   闽西地区企业和机关将自身的档案信息化加工外包业务委托给档案中介服务公司,可以降低这些企事业的资金投入,节约人力成本,但也存在着档案信 息涉密的安全风险。可以选择新型的档案信息加工外包服务模式——档案信息 化业主方和档案中介服务机构的合作模式。

这种合作模式将改变过去低价中标的商业运营模式,由档案信息化业主方 通过考察,评估、择优挑选具备档案信息化加工资质的档案中介服务公司。档 案信息化加工的合作模式应对有条件选择在业主方的场所内进行档案信息化加 工服务,切实保障档案物质载体和信息载体不会泄密。档案信息化业主方可以 参加信息化加工现场管理,对进场的各类设备和人员严格管理,并参加档案信 息化加工流程,检查测评档案信息化加工质量,达不大国家规定的质量标准的 一律返工重做。在档案信息化加工服务业务完成后,用于档案信息化加工的信 息存储功能的设备一律交给档案信息业务方处置,杜绝档案信息泄密的一切可 能。

 

参考文献:

[1]《关于加强和改进新形势下档案工作的意见(中办发〔201415号).
[2]
《湖南省规范档案中介服务规定(湘档通〔201310号).
[3]
《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》闽档〔201165.
[4]
戴文波.论我国档案中介公司的发展现状及发展方向.黑龙江档20112.
[5]
留勤.档案业务外包市场发展的战略思考.2010年全国档案工作者年会论文集.

  
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